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マンション管理会社の変更手順は？メリット・デメリットと成功のコツを解説 vol.16
マンションの管理会社の管理サービスに問題がある場合、管理会社の変更（リプレイス）は、問題を解決するための手段の一つです。しかし、管理会社を変更するには手間と時間がかかるため、慎重な判断が必要です。
この記事では、管理会社を変更するメリット・デメリットや手順を解説します。管理会社の変更を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
契約途中でもマンション管理会社の変更は可能
現行の管理会社との契約途中であっても、管理会社の変更はできます。管理会社を変更するには管理委託契約を解約する必要がありますが、国土交通省の定めるマンション標準管理委託契約書に準拠していれば、3ヵ月前までに書面で通知すれば契約期間中でも解約できることになっています。
ただし、契約によっては独自に解約条件を取り決めている場合もあるため、管理委託契約書を読み直して確認してみてください。
なお、管理会社を変更するには組合総会での決議が必要です。年1回開催される通常総会だけでなく、臨時総会を開催して審議しても構いません。総会に出席している組合員のうち、過半数の賛成を得られれば可決され、契約途中であっても管理会社を変更できます。
マンションの管理会社の変更を検討する理由
管理会社の変更は契約途中でも可能ですが、どのような理由で管理会社の変更を検討するのでしょうか？ここでは、管理会社の変更を検討する主な理由を解説します。
管理業務に対する不満
管理会社の管理業務に対する「対応が遅い」「対応が悪い」などの不満が積み重なると、管理会社の変更を検討することが多いです。
管理業務への不満は、管理会社自体に対するものと担当者に対するもの、管理費に対するものに分けられます。担当者に対する不満は、担当者が変更されると解消することがありますが、管理会社そのものに対する不満は解消が困難です。
管理会社に対してクレームを申し立てても改善されない場合、管理会社を変更することでサービスの質が向上する可能性があります。清掃、メンテナンス、トラブル対応などに不満があり、一向に改善されない場合は、管理会社の変更を検討してみることが有効です。
管理委託費に対する不満
周辺エリアの同規模・同築年数のマンションと比べて管理委託費が明らかに高い場合、管理会社を変更することで費用を低く抑えられる可能性があります。
マンションの区分所有者にとって管理費は修繕積立金とともに毎月徴収されるため、継続的な出費を抑えることは大きなメリットです。
また、管理委託費の値上げ要請があった場合も、管理会社の変更を考えるきっかけになります。最近は人手不足などが原因で人件費が上昇しており、管理委託費を値上げするケースが増えています。
ある程度の値上げは許容できても、極端な値上げが行われる場合、管理会社の変更もやむを得ません。
大規模修繕などの計画修繕の提案内容に対する不満
管理会社によっては、大規模修繕工事などの計画修繕の提案をする際に、マンションの現状に合っていない提案をすることがあります。例えば、管理組合が「必要最低限の工事にしたい」という要望を伝えても、マンションの築年数に応じた画一的な提案しかしない管理会社は存在します。
このような融通の利かない管理会社から、管理組合の要望を汲み取って適切な提案をしてくれる管理会社に変更することで、限られた予算の範囲内で本当に必要な工事だけを行うことが可能です。
もし、現在の管理会社が個々のマンションの具体的なニーズを反映させずに画一的な提案しかしない場合、柔軟な対応をしてくれる管理会社への変更を検討してもよいかもしれません。
マンションの管理会社を変更するメリット
管理会社を変更することで、質の高い管理サービスを受けられるなど、さまざまなメリットが得られます。ここでは、管理会社を変更するメリットを解説します。
管理業務の質の向上
現在の管理会社のサービス内容に不満がある場合、管理会社を変更することで、より質の高い管理サービスを受けられる可能性があります。
「以前よりも丁寧に対応してくれる」「隅々まできれいに掃除してくれる」など、管理業務の質が向上すれば、マンションの区分所有者はより快適に暮らせるようになるでしょう。さらに、管理業務の質が向上すれば、マンションの資産価値にもよい影響を与えます。
管理会社の変更を契機に、これまで受けてきた管理サービスが適正であったかを判断し、マンションの管理業務全般を見直す好機になります。さらに、会計の面でも改善が期待でき、修繕積立金の見直しなどで長期的なコスト削減につながる可能性もあるでしょう。
管理費の削減
現在の管理会社よりも管理委託費が安い管理会社に変更することで、毎月発生する管理費を減額できる可能性があります。毎月必ず発生する固定費を削減できることは、区分所有者にとって大きなメリットとなります。
分譲時に設定された管理委託費が相場より高めになっていることもあり、管理会社を変更することで適正な額に修正されるケースはあります。また、管理会社を変更する際には、数社から相見積もりを取るのが一般的であり、この価格競争や管理サービス内容の見直しによって価格が下がり、管理委託費の減額につながる可能性が高いです。
現在の管理委託費が適正であるかは、他社の価格や管理サービス内容と比較してみないとわかりません。現在の管理委託費が高いと感じる場合は、相見積もりを取ることをおすすめします。
組合員全体の管理意識向上
管理会社の変更をきっかけに、組合員全体の管理意識が向上することがあります。これまで、管理組合の運営に消極的だった区分所有者も、組合運営に積極的に参画することがあります。
管理会社を変更するには、問題提起から始まり、住民説明会、組合員同士での話し合い、管理会社の選考、総会での決議など、さまざまなプロセスを経なければならず、1年以上かかることもあります。
長期間にわたって組合の運営に関わることで、組合員一人ひとりの管理意識や自治意識の向上が期待できます。
管理組合の運営は、組合員の自主的な協力で成り立っています。組合員一人ひとりの意識が高まり、積極的に運営に関わることで、今後の組合運営に良い影響をもたらすでしょう。
マンションの管理会社を変更するデメリット
管理会社の変更により、マンションの管理体制が大きく変化します。これにより、さまざまなメリットが生じる一方で、デメリットも生じる可能性があります。管理会社の変更を検討する際には、どのようなデメリットが生じるかも知っておくことが重要です。
一時的な混乱の可能性
管理会社を変更すると、業務引き継ぎや新しい管理体制への移行によって、一時的に混乱が生じる可能性があります。業務の継続性を確保するために、管理業務の引き継ぎはとても重要です。
管理業務の引き継ぎは管理会社間で行われることが多いものの、引き継ぎがスムーズに行われない場合、新しい管理会社が業務を円滑に進められなくなります。引き継ぎがうまくいかないと業務の継続性が失われ、さまざまな混乱が生じる可能性があるため、新管理会社は引き継ぎ業務を最後まで丁寧に責任をもって対応してくれる会社を選びましょう。
管理業務の引き継ぎは管理会社に任せきりにせず、長年にわたってマンションに居住している管理組合の役員などが立ち会うことが望ましいです。事情に精通している住民が立ち会い、引き継ぎの内容を確認することで、業務の継続性を確保できます。
管理の質の低下の可能性
管理委託費を下げることを主な目的とすると、管理の質が低下する可能性があります。管理会社は基本的に料金に見合ったサービスを提供するため、極端に管理委託費を下げてしまうと、管理サービスの質が低下するのは当然です。
新しい管理会社に変更してから、そのままの料金で管理サービスの質の向上を強く求めると、管理委託契約を解約される可能性もあります。
管理委託費を下げることを目的に管理会社を変更する際には、管理委託費の金額だけでなく、提供される管理サービスの内容も含めて検討することが重要です。
特に近年は人件費の高騰により、管理委託費を下げることが難しくなっています。管理会社を変更する際には、管理委託費とサービスの質を総合的に検討し、両者のバランスを取ることが大切です。
マンションの管理会社を変更する手順
管理会社を変更する際には、どのような手順で進めるのかを知っておくことが必要です。ここでは、管理会社変更の手順を解説します。
①現状のマンション管理会社の問題点を整理する
管理業務の質やそれに伴う管理委託費に対する不満など、現状の管理会社の問題点を整理することから始めます。まず、理事会を開催して問題点を洗い出し、管理会社の変更が必要であると判断された場合は、他の組合員の意見を聞くことも重要です。
区分所有者によって感じる問題点が異なるため、全区分所有者にアンケートを取り、幅広く意見を募ります。アンケートの結果をまとめることで、現状の管理会社の問題点が可視化されます。
多くの住民が「問題あり」と指摘した事項は、優先的に解決が必要な問題点です。浮き彫りになった問題点は、新しい管理会社を選ぶ際の重要な基準になります。
例えば、管理委託費の値上げが問題である場合、サービスの質を確保しつつ、管理委託費が現在よりも安い管理会社を選ぶようにしましょう。
②マンション管理会社を選定し、各社へ問い合わせをする
新しい管理会社を選定する際には、複数の管理会社から見積もりを取り、比較検討するのが基本です。公平に比較するためにも、現在の管理内容と同じ仕様で見積もりを出してもらうとよいでしょう。
精度の高い見積もりを出してもらうためには、マンションの設備や建物を確認してもらうことが必要です。現地調査には管理組合の理事などが立ち会い、マンション内を案内することが望ましいです。
立ち会いの際には、管理組合で保管している管理委託契約書や設備点検報告書、マンションの設計図などの書類を準備しておきます。
③候補となった管理会社のプレゼンテーションを受ける
複数社から見積もりを取得したら、理事会で見積もりの内容を比較検討し、候補となる管理会社を2～3社に絞り込んでプレゼンテーションを依頼します。見積もりを比較する際は、金額だけでなくサービス内容もチェックして、現状の問題点を解決できるかを確認することも大切です。
プレゼンテーションは理事会で行われるのが基本ですが、住民説明会を開催することで他の組合員も参加できます。必要であれば、プレゼンテーションを複数回にわたって開催することも可能です。
なお、プレゼンテーションの際に、実際に管理業務を行う担当者にも出席してもらうと、対応の善し悪しや人柄などもチェックできます。
プレゼンテーションが終われば、総会で議案にかける管理会社を1社選びましょう。
④管理委託契約書の内容を確認する
総会で議案にかける管理会社を選んだら、管理委託契約書の内容を確認します。管理委託契約書は、国土交通省が公開している「マンション標準管理委託契約書」をベースに作成するのが一般的です。
契約書の内容を確認する際は管理費のほかに、業務範囲、契約期間、解約条件等を重点的にチェックします。マンション標準管理委託契約書に追記・修正された箇所も入念にチェックして、管理組合に著しく不利になっていないかを確認することが大切です。
新しい管理会社と管理委託契約を締結するのは、総会で管理会社変更を決議し、契約中の管理会社に解約を通知してからですが、提示された契約書の内容を入念にチェックすることは、契約後のトラブルを避けるために重要です。
⑤総会で管理会社変更を決議する
管理委託契約書の内容を確認して問題がなければ、総会を開催して管理会社の変更を決議します。通常、総会は年1回の開催ですが、臨時総会を開催して決議することも可能です。
総会または臨時総会を開催する際は、総会議案書を事前に全組合員に配布し、新しい管理会社との契約内容を共有しておきます。
総会当日は、新しい管理会社の担当者も同席し、重要事項の説明を行います。総会参加者の過半数の賛成票が得られれば、マンションの管理会社変更の決議は可決されます。
⑥契約中の管理会社に解約を通知する
管理会社変更の決議が可決されれば、現在契約中の管理会社に解約日を明記した解約通知書を送付します。
マンション標準管理委託契約書では、3ヵ月以上前であればいつでも解約できると記載されているため、解約通知書は解約したい日の3ヵ月前までに送付するのが基本です。
なお、契約で解約条件や解約方法が別途定められている場合はそれに従います。管理委託契約書に契約期間中の中途解約に関する事項が何も書かれていない場合は、原則としていつでも解約が可能です。
解約通知書は確実に届かなければならないため、簡易書留で送付するのが一般的ですが、詳細な記録が残る一般書留で送付することをおすすめします。
⑦新しい管理会社と契約を締結する
現在契約中の管理会社に解約を通知した後、新しい管理会社と管理委託契約を締結します。契約の段階では条件のすり合わせは終わっていますが、少しでも疑問点があれば必ず質問して解消することが大切です。
疑問点がすべて解消し納得できれば、契約書に署名捺印しましょう。先述しましたが、業務範囲と管理費用、契約期間、解約条件が特に重要になり、認識に相違がないかを確認します。
⑧業務引き継ぎを行う
契約締結後、前の管理会社から新しい管理会社に業務引き継ぎを行います。業務引き継ぎは管理会社間で行われることが多いですが、重要書類や共用部分の鍵、備品などを引き渡すため、理事会メンバーの立ち会いが望まれます。
共用部分の鍵は多数存在するため、引き継ぎの際は本数の確認だけでなく、実際に使用できるか鍵合わせの確認も必要です。
清掃用具やパイプ椅子などの備品は、管理組合が所有しているものと、管理会社が所有しているものがあります。両者は混同しないよう、在庫と数量を確認しておきましょう。
規約や総会議事録、総会議案書などの重要書類は前の管理会社が保管していますので、事前に取得しておくとよいでしょう。
マンションの管理会社を変更する際に起こりやすいトラブル
管理会社を変更する際は、引き継ぎがうまくいかないと管理業務に混乱が生じるため、理事会メンバーが立ち会って、スムーズな引き継ぎを行いましょう。
管理会社が行う業務は管理委託契約書に明記されており、契約範囲外の業務は行いません。トラブルを避けるためには、契約書の内容をしっかりと確認したうえで契約することが大切です。
また、前の管理会社と解約手続きでトラブルになることがあります。解約手続きでのトラブルを防ぐには、契約書をしっかりと確認し、解約予告期間や違約金の条件などを確認したうえで、適切な手続きを行うことが重要です。
さらに、管理会社が変わると管理費等の自動振替口座の登録手続きが必要になります。その手続きは早めに済ませましょう。手続きを怠ると意図せずに管理費等を滞納することになります。
マンションの管理会社の変更を成功させるコツ
再度管理会社を変更するには大変な手間と労力がかかるため、失敗しないよう注意が必要です。ここでは、マンションの管理会社の変更を成功させるコツを解説します。
まずは現在の管理会社に相談をしてみる
管理会社を変更するには、情報収集から検討段階、実際に管理会社を変更するまで、かなりの時間と労力を要します。そのため、まずは現在の管理会社に相談してみることをおすすめします。相談することで問題点が改善されることもあり、管理サービスの質が向上する可能性があります。
例えば、管理担当者の対応に不満がある場合、申し出ると管理担当者をほかの人に変えてくれることもあるでしょう。問題が解決すれば、手間と時間をかけて管理会社を変更する必要はなくなります。
しかし、相談をしても改善されない場合は、マンションの管理会社を変更するのも一つの手段です。管理体制に問題があると、住環境が悪化したり、管理費に見合わない質の悪い管理サービスに割高の管理委託費を払い続けたりすることになります。現在の管理会社に相談しても状況が改善されない場合は、マンションの管理会社の変更は早めに検討することが大切です。
専門家に相談する
管理会社の変更を成功させるために、管理会社の変更は入念に検討し、新しい管理会社は慎重に選ばなければなりません。管理会社の変更が初めての場合、具体的にどのように進めればよいのかわからないことも多いでしょう。
明和地所コミュニティが行ったアンケート調査によると、管理会社に対する不満はあっても、「時間と労力がかかりそう」「管理組合の意見をまとめるのが大変」「別の会社を調べたり、問い合わせたりするのが面倒だったから」などの理由で、他の管理会社への変更を検討しなかった、という方が約半数でした(※)。
管理会社の変更を検討すべきかどうかや、管理会社を選ぶ際のポイントについては、マンション管理に精通している不動産会社に相談するのがおすすめです。専門家に相談することで、適切な判断ができるようになります。
マンションの管理会社の変更を成功させた事例
ここでは、明和地所コミュニティによる管理会社の変更の依頼事例を2つご紹介します。管理会社を変更する際の参考にしてみてください。
事例① 管理費・修繕積立金の未収納金が管理会社変更前から約半分に削減！
【悩み】
当時の管理会社が他社と合併したことが理由なのか、担当者の管理組合への対応の悪さを 感じることがありました。また、担当者の変更も多く、会計に関して不明瞭な点が発覚した ため、管理費などを見直すことを目的に数社から見積もりを取りました。
また築 38 年経ち、2 回目の給排水管の更新工事を考えなければならず、管理会社に相談し たのですが、「給排水管の 2 回目の工事は難しい」と及び腰の対応でした。
【原因】
管理会社が他社と合併したことで、対応が悪くなったこともひとつの要因と考えられます。 担当者と社内他部門との連携がうまくいかず、引き継ぎ不足が原因で会計に関して不明瞭 な点が発生したのかも知れません。
【変更後の状況】
管理会社を変更してから会計状況が改善しました。さらに、管理費・修繕積立金の未収納金が、管理会社変更前から約半分に削減。今後は未収納金ゼロを目指します。
給排水管の更新工事に関しては、特殊工法の技術をもつ業者を紹介してもらい、無事に 2回目の工事が完了し感謝しています。
また、オートロック更新の際にはハンズフリーキーの提案もしてくれ、エントランスの出入りがとても楽になりました。
今後は給湯設備の更新を考えています。
この事例についての詳細は、以下のリンクからご覧いただけます。
事例② 管理委託費の安さと質の高い管理サービスの両立を実現！
【悩み】
もともと管理費会計ひっ迫の中、当時の管理会社担当者の会計処理についての発言で不信 感が募り、わたしたち管理組合と同じ目線ではないと感じました。
担当者の変更も多く、当時の担当者も経験不足という感じを受けたので、次は住む人の立場に立って組合運営をサポートしてくれる管理会社にお願いしないか、と役員の方々に呼びかけました。
次の管理会社選定は管理委託費の金額をポイントに検討することにしました。
【原因】
担当者の度重なる変更や経験不足が原因で、お客様に不信感を与えてしまったようです。担当者の対応の悪さは、個人の資質だけではなく組織のバックアップ体制にも問題があると 考えられ、管理会社変更を検討する大きな原因のひとつです。
【変更後の状況】
管理委託費の金額で決めることにしましたが、明和地所コミュニティに変更した後もとく に「問題だな」と感じることはなく、住民の方からも特段クレーム等を聞くこともないので、このまま続けていただければ、と思っています。
駐車場入り口の照明が切れてしまった際、すぐに営繕担当の方が来て直してくれました。 kanri.online というシステムを利用して、管理員さん・担当者・営繕担当の方々の連携がうまくいっているようですね。
この事例についての詳細は、以下のリンクからご覧いただけます。
マンション管理会社の変更はメリット・デメリットを総合的に検討して決めましょう
管理会社の変更（リプレイス）をすることで、管理業務の質が向上したり、管理委託費を削減できたりするなどのメリットが得られる可能性があります。しかし、管理会社を変更することで逆に管理サービスの質が低下することもあり、慎重な検討が必要です。
管理会社の変更を検討されている方は、マンション管理業務に精通している専門家に相談されることをおすすめします。
明和地所コミュニティでは、お客様のお悩みやご不満をお聞きして、最善の方法をプロの立場からアドバイスさせていただきます。まずはお気軽にご相談ください。
不動産鑑定士 三輪 歩己
不動産パートナーズ株式会社 代表取締役
名古屋市立大学薬学部卒。 大学在学中に不動産鑑定士２次試験合格。日本土地建物株式会社にて、不動産鑑定や不動産証券化業務に従事。その後外資系不動産ファンド等にて物件購入・管理・経営企画等業務に従事。約20年間の鑑定・宅地建物取引業の経験を活かし、2020年に不動産パートナーズ株式会社を設立し、代表取締役に就任。同社では、不動産鑑定業・宅地建物取引業に加え、不動産専門の相続診断士として活動を行う。
地元の高円寺では、地域貢献活動を行い、高円寺氷川神社氏子青年会の副会長を務める。
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